09.06.2021
Suurimmat väärinkäsitykset pakollisen whistleblowing-direktiivin ympärillä
Whistleblowing-direktiivin soveltamisen ympärillä liikkuu rutkasti huhuja, luuloja ja perättömiäkin väitteitä. Käyn tässä niistä läpi joitakin. Vastaan myös mielelläni kysymyksiisi, laitathan sähköpostia tulemaan.
Ehkä whistleblowing-kanava ei tulekaan oikeasti pakolliseksi
Kyllä tulee. Syksyllä 2019 vahvistettu EU-direktiivi velvoittaa kaikkia yli 50 henkeä työllistäviä organisaatioita järjestämään whistleblowing- eli ilmoituskanavan. Aikataulussa on porrastus: 250 henkeä tai enemmän työllistävien organisaatioiden on otettava kanava käyttöön ja järjestettävä myös siihen liittyvä hallinto kuntoon 17.12.2021 mennessä. Pienemmillä, 50-249 henkeä työllistävillä organisaatioilla on aikaa kaksi vuotta enemmän. Tietyillä toimialoilla koolla ei ole merkitystä, vaan kaikkien toimijoiden on järjestettävä sidosryhmilleen mahdollisuus tehdä whistleblowing-ilmoitus.
Riittää, että laittaa kanavan intraan tai muuhun omaan järjestelmään
Ei riitä. Ilmoittajan identiteettiä on suojeltava vahvasti, eivätkä sähköposti tai intranet täytä näitä vaatimuksia. Ilmoittajan identiteettiin ei voi olla pääsyä esimerkiksi organisaation ICT-osastolla.
Direktiivin ydin on whistleblowereiden eli ilmoittajien suojeleminen syrjinnältä ja kostotoimenpiteiltä. Suojelu koskee työsuhteessa olevien lisäksi esim. työnhakijoita, aikaisempia työntekijöitä, sekä mm. alihankkijoita. Ilmoittaminen on siis mahdollistettava myös monelle ulkoiselle sidosryhmälle.
Ilmoituksia tulee ovista ja ikkunoista
Tämä on mahdollista, mutta hyvin epätodennäköistä. Seuraamme First Whistle -ilmoituskanavamme yhteistilastoa, keräämme kokemuksia asiakkailtamme ja keskustelemme kokemuksista monissa kansainvälisissä yhteyksissä. Ilmoitusten määrässä on organisaatio- ja toimialakohtaista vaihtelua jonkin verran, mutta keskimäärin ilmoituksia tulee vuodessa noin 1 ilmoitus / 500 henkeä kohti. Eli jos organisaatiossa on 5 000 työntekijää, ilmoituksia tulee n. 10 kappaletta vuodessa, tai alle yksi ilmoitus kuukaudessa.
Pienemmissä organisaatioissa on odotettavissa arviolta noin 0,5 ilmoitusta vuodessa 100 työntekijää kohden eli hieman enemmän suhteessa henkilöstön kokoon. Tämä johtunee siitä, että organisaatiossa on koosta riippumatta kuitenkin kaikki keskeiset toiminnot, joissa vahinkoja ja väärinkäytöksiä voi tapahtua. Voi käydä niinkin, että saatte ilmoituksen joka kolmas vuosi.
On mahdollista, että ensi syksynä tehdään keskimääräistä enemmän ilmoituksia, sillä whistleblowing tulee epäilemättä olemaan esillä mediassa. Näemme varmasti joitain ylilyöntejäkin.
Kanavan avulla tehdään kiusaa
Tämä on mahdollista, mutta hyvin epätodennäköistä. On totta, että ilmoituskanavaa voidaan myös käyttää väärin. Kuitenkin, kun katsomme kansainvälisiä raportteja, näyttää siltä, että pääosin huoli on turha. Asiakkaittemme kokemukset seurailevat kansainvälisiä keskiarvoja: pahantahtoisia ilmoituksia tulee todella vähän.
On kuitenkin hyvä valmistautua ja varautua siihenkin mahdollisuuteen, että saadaan pahantahtoinen ilmoitus. Erityisesti on syytä huolehtia, että hallinto ja kaikki prosessit toimivat niin, että ne todistusvoimaisesti turvaavat organisaation etua ja suojaavat myös pahantahtoisesti mustamaalattua henkilöä vaikeassa tilanteessa.
Pahantahtoisten ilmoitusten sanktiointi on direktiivissä mahdollistettu ja siitä säätäminen on jätetty kansallisella tasolla tehtäväksi. Toivotaan, että jonkinlainen sanktio tulee osaksi kokonaisuutta. Sanktion kokoluokka on tasapainoilua sen kanssa, miten mahdollinen sanktio ehkäisee epävarmoja, mutta vilpittömiä ilmoittajia tekemästä ilmoitusta. Asiallisten ilmoitusten tulematta jääminen olisi yrityksille menetys.
Kaikki palvelut on ostettava
Ei tarvitse. Ilmoituskanavaa on vaikea rakentaa itse niin, että se olisi direktiivin vaatimukset täyttävä ja taloudellisesti järkevä ratkaisu. Totta sekin, että monessa kohdin on todennäköisesti kehitettävä osaamista ja voi olla järkevää hankkia apua esimerkiksi käsittelyprosessin määrittelyyn, viestintään tai tutkinnan tekemiseen. On hyvä kuitenkin lähteä liikkeelle sillä asenteella, että asiat otetaan vähitellen haltuun ja kohta kohdalta niitä ryhdytään tekemään itse. On tärkeää, että organisaatiossa tiedetään, mistä asioista ilmoituksia tulee, sekä miten niitä tutkitaan ja käsitellään.
Yksinkertainen on kaunista
Tämä pitää paikkansa. Ei kannata tehdä asiasta monimutkaisempaa kuin mitä se on.
Lue lisää ratkaisustamme First Whistlestä osoitteessa: https://firstwhistle.juuriharja.fi/
Erika Heiskanen, partneri, laillistettu psykologi, Juuriharja Consulting Group Oy
Erika on Juuriharjan perustajapartneri ja laillistettu psykologi, yritysetiikan uranuurtajia Suomessa. Lähetä kysymyksesi Erikalle osoitteeseen erika.heiskanen@juuriharja.fi