12.12.2017
Viestinnän merkitys korostuu YT-tilanteissa
Yhteistoimintaneuvottelut voivat herättää negatiivisia tunteita ja olla haaste koko työyhteisölle. Juridiikan ohella organisaatiomuutoksen läpivienti tarvitsee tuekseen myös viestintää.
Irtisanomisten uhatessa yhteistoimintalaki velvoittaa työnantajaa käsittelemään henkilöstöä koskevia suunnitelmia ”yhteistoiminnan hengessä yksimielisyyden saavuttamiseksi”. Kyse on työnantajan ja henkilöstön välisestä oikea-aikaisesta vuorovaikutuksesta ja tietojenvaihdosta – toisin sanoen työnantajan ja henkilöstön välisestä viestinnästä.
Yhteistoimintalaki asettaa raamit
Laissa on useita sisällöllisiä ja ajallisia yksityiskohtia, jotka on otettava huomioon sekä yhteistoimintaneuvottelujen aikana, että niitä koskevassa viestinnässä.
Neuvottelut alkavat neuvotteluesityksellä, johon liitetään tiedot suunnitelman perusteista, arvio henkilöstövaikutusten määrästä ja toimeenpanoajasta sekä selvitys mahdollisten henkilöstövaikutusten kohdentamisperiaatteista. Neuvottelujen aloittamisesta on ilmoitettava myös työ- ja elinkeinotoimistolle. Työnantajan suunnitelmien ja vaihtoehtojen ohella neuvotteluissa on käsiteltävä työllistymistä edistävät toimenpiteet ja henkilöstö- ja koulutussuunnitelman mahdolliset muutokset.
Kyse ei ole suuntaa-antavista suosituksista, vaan velvoittavista menettelysäännöistä, joiden laiminlyönti on sanktioitu hyvitysmaksulla. Hyvityksen tuomitseminen ei edellytä, että työnantajan huolimattomasta menettelystä olisi aiheutunut työntekijälle ansionmenetystä tai muuta taloudellista vahinkoa.
Perustana on työnantajan suunnitelma
Vanha sanonta “hyvin suunniteltu on puoliksi tehty” pätee myös yhteistoimintaneuvotteluihin. Neuvotteluprosessin alustava aikataulutus, suunniteltujen toimenpiteiden perusteiden läpikäyminen sekä vaihtoehtojen ja tukitoimien alustava kartoitus luovat perustan, jonka pohjalta neuvotteluja käydään.
Joskus henkilöstö kokee, että työnantajan esittämä suunnitelma tarkoittaa, että ratkaisut on jo tehty. Näin ei pitäisi olla. Päätöksiä henkilöstövaikutuksista ei saa olla tehtynä ennen neuvottelujen käymistä, mutta laki edellyttää työnantajan suunnittelevan neuvotteluissa käsiteltäviä toimenpiteitä siinä määrin, että muun muassa arvio henkilöstövaikutuksista pystytään kertomaan jo neuvotteluesityksessä.
Neuvottelujen asianmukaisen kulun edellytyksenä on, että henkilöstöllä on riittävät tiedot työnantajan suunnitelmista. Samaan aikaan on muistettava, että valmisteluvaiheessa ei saa edetä niin pitkälle, että työnantajan esittämä suunnitelma olisi ainoa varteenotettava toteutustapa. Henkilöstöllä pitää olla tosi-asiallinen mahdollisuus vaikuttaa työnantajan päätöksentekoon.
Aktiivista viestintää ja läsnäoloa
Yhteistoimintaneuvottelujen aikana tiedontarve kasvaa koko organisaatiossa. Jos virallista tietoa ei ole, huhut valtaavat käytävät.
Heti neuvottelujen alussa työnantajan ja henkilöstön edustajien olisi hyvä pyrkiä sopimaan yhteiset käytännöt siitä, miten ja mitä kanavia pitkin henkilöstölle viestitään neuvottelujen etenemisestä. Työnantajan viestinnän tulisi olla huolellista, selkeää ja yhdenmukaista kaikilla organisaatiotasoilla.
Työnantajan edustajien läsnäolo korostuu muutostilanteessa. Hyvä muutosviestintä ei ole yksipuolista, vaan aikaa on varattava myös henkilöstön kuuntelemiseen ja kysymyksiin vastaamiseen. Samalla on muistettava, että yhteistoimintaneuvottelujen ollessa kesken päätöksiä ei ole tehty eikä kaikkiin kysymyksiin välttämättä ole vastauksia sillä hetkellä. Myös sen kertominen on tärkeää.
Lähiesimiehet ovat usein ensimmäinen taho, jonka puoleen henkilöstö kääntyy. Esimiehiltä odotetaan tukea ja vastauksia, toisaalta myös epävarmuuden sietämistä ja huolehtimista siitä, että työt tulevat tehdyiksi yhteistoimintaneuvotteluista huolimatta. Työnantajan vastuulla on huolehtia myös esimiesten jaksamisesta ja antaa esimiehille riittävät eväät muutosprosessin läpiviemiseen omassa tiimissään.
Yhteistoimintaneuvottelut ovat yleensä monen tekijän summa. Jos työnantajan ja henkilöstön väliseen vuorovaikutukseen yhdistetään alusta alkaen riittävä juridinen, viestinnällinen ja henkilöstöhallinnon osaaminen, sitä paremmat edellytykset on käydä yhteistoimintaneuvottelut lain edellyttämässä yhteistoiminnan hengessä.
Sanna Alku
Asianajaja, VTM
Sanna Alku työskentelee Asianajotoimisto Castrén & Snellman Oy:ssä työoikeuteen erikoistuneena asianajajana ja on aiemmin työskennellyt myös muutosviestinnän parissa.