20.05.2019
Harkitsetko toimiston siirtämistä viikoksi etelään? Ota huomioon nämä asiat!
Toimiston siirtäminen viikoksi etelään kasvattaa parhaimillaan työporukan motivaatiota, ryhmähenkeä ja tulosta, kun taas huonosti suunnitellun reissun lopputuloksena on kallis loppulasku. Mitä siispä kannattaa huomioida jos harkitsee toimiston siirtämistä viikoksi etelään?
Kotihoidon ohjelmistotalo - NurseBuddy - pakkasi kimpsut ja kampsut kasaan ja siirsi Tampereen, Dublinin sekä Manchesterin toimistonsa viikoksi Kreetalle. Reissu opetti paljon tavoitteiden asettamisesta, työskentelyolosuhteista sekä siitä, miten pitää porukka järjissään koko viikon ajan. Nyt on aika laittaa tieto jakoon ja antaa vinkkejä samaa harkitseville.
Valokuva: Kuvaaja Laura Yltävä-Luntta
Miten varmistaa tavoitteiden saavuttaminen ja tiimiyttäminen?
Viikko olisi voinut kääntyä pelkäksi altaalla loikoiluksi, mutta ennalta määriteltyjen tavoitteiden ansiosta kyseessä oli tuottelias työviikko. Tavoitteiden saavuttaminen vaatii selkeää määrittelyä ja sen, että jokainen on valmis allekirjoittamaan ne. Yhdessä muodostettu tahtotila puolestaan kasvattaa sitoutumista.
Kyseessä oli normaali työviikko, jonka tarkoituksena oli tuoda koko kansainvälinen tiimi kerrankin saman katon alle. Varmistimme kaikkien tiedostavan reissun tarkoituksen jo ennen lähtöä. Tarkemmat tavoitteet sovimme yhdessä ensimmäisen aamun työpajassa, jossa kävimme läpi seuraavat asiat:
● Henkilökohtaiset korkeat ja matalat haaveet/tavoitteet viikolle (high and low dreams)
● Henkilökohtainen ajanhallinta
● Yhdessä määritellyt pelisäännöt viikolle
Viestimme työkavereiden kanssa päivittäin kasvotusten ja Slackin kautta, mutta silti kollegoiden työtapojen ja tavoitteiden tunteminen voi jäädä pinnalliselle tasolle. Harjoitus auttoi ymmärtämään toisiamme aiempaa paremmin ja yhteinen tekeminen nostatti ryhmähenkeä.
Parhaat mahdolliset työskentelyolosuhteet
Etätyöskentely etelässä voi olla jopa tehokkaampaa kuin perinteinen toimistolla puurtaminen. Tehokkuutta voi lisätä esimerkiksi luovuutta ruokkiva ympäristö, matala kynnys ryhmätyöskentelyyn sekä se ettei kenelläkään ole työpäivän jälkeen kiire kotiin. Ympäristön lisäksi myös tilat ja varusteet vaikuttavat työskentelyolosuhteisiin.
Tilaa varatessa tulee huomioida eri funktioiden tarpeet. Me varauduimme tiloilla keskittymistä vaativaa työtä, tapaamisia, ryhmätyöskentelyä ja asiakassoittoja varten. Töitä on mukava naputella altaalla, mutta jotkin tehtävät vaativat yksityisyyttä. Ennen reissua tulee varmistaa, että jokaiselle löytyy riittävästi pöytiä ja nettiyhteys toimii.
Ympäristön on hyvä olla riittävän tylsä, jotta melu tai suuri määrä virikkeitä ei häiritse työtä. Paras etätyön kohde ei välttämättä ole vilkkaan kaupungin keskusta. Sen sijaan rauhallinen villa, jonka lähellä on kuitenkin palveluita oli meille optimaalinen kohde.
Vapaa-aika ja erilaiset päivärytmit
Viikko saman katon alla on intensiivinen kokemus, jolloin jokaisen tulee itse huolehtia, että saa riittävästi omaa aikaa ja yksityisyyttä. Meillä jokaisella on erilaiset päivärytmit ja tavat kerätä energiaa. Toisten kunnioitus, tila ja kyky lukea itseä tulee tarpeeseen.
Aamun aikaiset linnut ja yökukkujat tarvitsevat erilaisia asioita; Tilaa olla sosiaalinen ja toisaalta hiljaisuutta, aktiivista tekemistä ja rauhaa. Meistä jokainen on vastuussa itsestään huolehtimisesta ja toistemme erilaisten tarpeiden kunnioittamisesta. Yhteiset pelisäännöt auttavat tässäkin asiassa.
Loppusanat ja vinkkejä matkaan
Toimiston siirtäminen viikoksi etelään tai johonkin muuhun kohteeseen on huikea kokemus, sillä se voi parhaimmillaan tiimiyttää, inspiroida ja jopa tehostaa työskentelyä. Viikkoa lyhyempikin reissu toimii. Loppuun vielä yhteenveto vinkeistä:
1. Kerro miksi lähdette reissuun ja sopikaa yhteiset tavoitteet.
2. Suunnittele etukäteen yhteistä tekemistä, joka tutustuttaa ja tiimiyttää.
3. Varmista, että kaikille on riittävästi monipuolista työtilaa, pöytiä ja toimiva nettiyhteys.
4. Valitse rauhallinen työympäristö, joka mahdollistaa yhteistä tekemistä iltaisin.
5. Kannusta jokaista pitämään huolta, että saavat riittävästi tilaa, yksityisyyttä ja lepoa.
6. Sopikaa yhteiset pelisäännöt, joilla varmistetaan, että reissu on reilu kaikille.
Anni Ojanperä
Markkinointijohtaja, NurseBuddy
anni@nursebuddy.fi, +358 50 370 7716