21.11.2019
KOKOUS – TYÖELÄMÄN PYHÄ LEHMÄ
Olemmeko tyytyväisiä kokouksiin, joissa vietämme ison osan työajastamme? Onko niiden laatu toivomallamme tasolla? Vai menemmekö rutiinikokouksiin kahvimuki kädessä vaihtamaan kuulumisia ja haikailemaan muualla odottavaa työlistaa?
Kokouksissa, joista valitetaan eniten, voidaan piiloutua oman PC:n taakse ja olla ikään kuin läsnä ja samalla muualla. Virtuaalikokouksissa tämä on erityisen helppoa. Voi ilmoittautua läsnäolevaksi ja sitten jatkaa työpisteessään omia töitään, ikään kuin kokous ei olisi sitä.
Tekniikan puutteita voi aina syyttää, vaikka nykyään on tarjolla paljon hyviä ratkaisuja. Omaan rauhaan unohtuu, kun paikalla olevat puhuvat keskenään ja kukaan ei kysy etäkontaktissa olevalta ideoita tai kannanottoa. Muutakin on virtuaalikokousten syntilistalla.
Olen porukassa kääntänyt ruotsalaisen menetyskirjasen kokousten tehokkaasta ohjaamisesta. Uusi Kokousluotsi-kirja muistuttaa kokouksen tarkoituksesta, ohjaajan merkityksestä ja monista keinoista. Näillä kokouksen ilmapiiriin ja aikaansaamiseen voidaan vaikuttaa.
Viime kesän työpajassa Johtajatulilla partiojohtajien oli erittäin rentoa ideoida, miten kokouksia voidaan nykyisestä huonontaa? Eli käänteisellä aivoriihellä oli helppo havainnollistaa huonoja, uuvuttavia, innostamattomia kokouksia. Epäselvä tarkoitus, pitkät yksinpuhelut, asioiden keskenjääminen tulivat nopeasti listalle.
Sen jälkeen olikin helppo kysyä, millaisiin kokouksiin halutaan tulla? Miten joku ottaa kopin kokouksen suunnittelusta, realistisesta ajankäytöstä ja luontevasta kokouskeinojen soveltamisesta? Miten kokouksen tarkoitus pidetään mielessä? Ja miten jokainen vastaa siitä, että kokouksen jälkeen on hyödyllinen olo.
Isoja tilaisuuksia kuten kick-offit, konferenssit, suunnittelukokoukset suunnittelemme huolella ja käytämme usein ulkopuolista asiantuntemusta sekä sisällön että toteutustavan suunnitteluun. Niissä on paljon osallistumisen keinoja käytössä.
Pienten ryhmien kokoukset jäävät usein yhden ihmisen vastuulle, jonka paneutumista kokouksen vetämiseen ei viitsitä tai uskalleta kritisoida. Ollaan väsyneitä tarttumaan kokouksen ongelmiin. Kokous jätetään pyhänä lehmänä vain köllöttämään.
Olisi kuitenkin selkeätä kerrata tarkoitus ja kokouksen tärkeimmät päätettävät heti alussa, käyttää kiertävää puheenvuoroa ja välillä antaa tilaa käänteiselle aivoriihelle. Aina voi sopia viestikapulan vaihdosta, sekä siitä, kuka ottaa vastuun asioiden arkeen viemisestä. Kun pitää nopeasti tuottaa vaihtoehtoja, roolinvaihto auttaa, lainapersoonalla on rentoa kertoa myös hulvattomia ajatuksia. Kimppalajittelulla ehdotukset voi ripeästi äänestää käyttöotettavaan kuntoon.
Kun otetaan yhdessä vastuuta kokouksesta, moni sen jäsen voi ehdottaa tarpeellisia muutoksia. Luontevimmin ne tulevat esiin, kun kokous aina sen lopussa arvioidaan. Silloin voidaan tuoda esiin tarve selkeästä kokousluotsin roolista ja keinoista.
On turha tuijottaa kokousta pyhänä lehmänä. Se on kallis sijoitus yhdessäoloon, jossa paljon osaamista ja kokemusta kohtaa, siksi se tarvitaan tehokkaana ja iloisen työnteon hetkenä!
Anneli Valpola
Lisää Kokousluotsi kirjasta Henryn aamutilaisuudessa 14.1.2020 klo 9-10. Vetäjinä Anneli Valpola ja Raija Heimonen Kokousluotsi Oy:stä.