14.04.2020
Viisi vinkkiä vaikuttavaan verkkoperehdytykseen
Perehdytys on digitaalisen oppimisen klassikko. Sehän on kustannustehokas tapa vauhdittaa uuden tulokkaan pääsemistä tuottavaan työhön.
Vuosien mittaan työ- ja tietoympäristöt ovat muuttuneet ja oppijoiden vaatimukset kasvaneet. Näiden vinkkien avulla teet digitaalisesta oppimisesta vaikuttavan keinon monimuotoiseen perehdytykseen.
1. Perehdytä oppimiseen, ei faktoihin
”Meitä on 360 osaajaa viidellä eri paikkakunnalla” – paitsi että ei enää ole, tieto on jo vanhentunut. Verkkoperehdytyksessä on turha kaataa oppijan päähän toimipaikkoja, henkilöstömääriä ja muita faktoja. Sitäkin tärkeämpää on organisaation sisäisen logiikan ja välineiden tunteminen.
Perehtyjän on opittava mahdollisimman nopeasti käyttämään organisaation tiedonlähteitä ja -kanavia aktiivisesti. Kun hyödynnetään joustavasti eri välineitä, perehtymisprosessista saadaan myös räätälöidympi. (Tämä tietysti edellyttää, että välineet ja tiedonlähteet ovat kunnossa. Aina ne eivät ole, mutta verkkoperehdytyksen avulla voidaan esimerkiksi selkeyttää kaoottisen intranetin käyttöä kertomalla, mistä mikäkin tieto löytyy ja mihin sitä tarvitaan.)
2. Rakenna roolipohjaiset polut myös digitaalisesti
Tulokkaiden tilanteet vaihtelevat: kesätyöntekijä aloittaa heti, asiantuntijalta voi mennä pitkään ennen kuin pääsee työtehtäviinsä todella kiinni. Moni erityisosaaminen hankitaan vasta työtä tehdessä.
Kun digitaalinen perehdytys koostuu lyhyistä täsmämoduuleista, niiden yhdisteleminen selkeäksi ja roolinmukaiseksi poluksi on helppoa ja systemaattista. Mutta tämä mahdollisuus on myös uhka. Ellei tulokkaalle ole tehty selväksi asioiden yhteyksiä ja häneen kohdistuvia odotuksia ja terminologiaa, erilaiset compliance-, tuote- ja järjestelmäkoulutukset aiheuttavat helposti turhaa kuormitusta.
Siksi myös ”perehdytys perehdytykseen” on tärkeää: mitä pitää oppia, millä keinoin ja missä aikataulussa. Tähänkin digitaaliset välineet ovat korvaamattomia. Selkeä verkkoperehdytyspolku on viitekehys, joka vaiheistaa osaamiseen kohdistuvat vaatimukset.
3. Valjasta ensi-innostus
Työsopimus on allekirjoitettu, mutta ensimmäiseen työpäivään on vielä aikaa, ehkä viikkoja. Tulokkaan tiedonjano on suurimmillaan. Mitä todennäköisimmin hän on tutkinut organisaation verkkosivuja jo ennen paikkaa hakiessaan, ja haluaisi nyt jonkinlaisen sneak preview’n tulevaan.
Ennen varsinaista perehdytystä tarjottava vapaaehtoinen digitaalinen preboarding vastaa tähän tarpeeseen. Luottamuksellisuus on toki säilytettävä, mutta preboardingin avulla uusi työntekijä voi esimerkiksi tutustua tulevaan perehdytyspolkuunsa, valmistella kysymyksiä perehdyttäjälleen ja saada vilahduksia organisaation arjesta. Hyvä preboarding on tunnelmaltaan välitön ja läheinen.
4. Hyödynnä paluukanavaa
Digitaalisten oppimisratkaisujen ”paluukanavat” ovat tyypillisesti vajaakäytössä. Verkkoperehdytyksen avulla voidaan kerätä tulokkaiden ennakko-odotuksia, ensireaktioita ja kysymyksiä. Tämä edellyttää tietysti vastausten systemaattista seurantaa, mutta neutraalin kanavan kautta kerätty palaute on arvokasta esimerkiksi työnantajakuvan ja perehdytyksen kehittämisen kannalta.
5. Tärkeintä on tunne
Verkkoperehdytyksen ensimmäinen tehtävä on kertoa asioita, joista välittyy tunne: tällaisia me olemme, tällaisia haluamme olla, on ihanaa saada sinut joukkoomme.
Digitaalinen koulutus on tyypillisesti yksilöväline, joten se on hyvä paikka myös pohtia kysymystä, jolla yksilö sidotaan yhteiseen kulttuuriin: mitä minä tuon mukanani tähän työyhteisöön? Tällaisen lähestymistavan avulla voidaan digitaalisestikin luoda psykologista turvallisuutta. Tulokas on valmis tekemään työtä suurella sydämellä.
Siihen eivät pelkät faktat pysty.
Eevi Kuokkanen
Kirjoittaja on MPS Prewisen luova johtaja, joka on suunnitellut yritysten digitaalista oppimista kauemmin kuin kehtaa sanoakaan.