19.04.2021
Kuinka varmistaa laadukas perehdytys myös etätyöaikana?
Uuden työntekijän perehdytys on jokaisessa yrityksessä äärimmäisen tärkeä toimenpide perehdytettävän henkilön toimenkuvasta riippumatta. Työntekijän menestyksen ja tuloksen kannalta prosessin on syytä olla ajantasainen ja usein jatkuvan kehityksen ja päivityksen kohteena. Hyvä ja toimivakin prosessi tarvitsee uudistusta säännöllisin väliajoin, sillä elämme jatkuvan muutoksen alla. Tuon intensiiviajan tarkoituksena on sisällyttää työntekijä yrityksen kulttuuriin, tutustuttaa uusi henkilö tiimeihin ja kollegoihin, toimintatapoihin sekä käytäntöihin ja antaa tarvittavat työkalut työssä menestymisen tueksi.
Tiimiytyminen ja kollegoiden tuki tukee uuden työntekijän tuottavuutta myös etänä
Erityisen tärkeää onnistunut perehdytys on yhteisöllisyyden vuoksi. Organisaatiolle on kriittistä saada uusi henkilö osaksi tiimiä, yhteistä tekemistä sekä yhteisiä tavoitteita. Usein työn alku vaatii vierihoitoa ja mentorointia – oppeja ja neuvoja kokeneemmilta tekijöiltä, tiivistä yhdessä tekemistä ja kasvokkain tapahtuvaa kanssakäymistä, jotta perehdytettävä pääsee kasvattamaan omat juurensa yritykseen mahdollisimman syvälle. Viime aikoina asiat ovat kuitenkin merkittävällä tavalla muuttuneet – vai ovatko?
Kulunut vuosi on mullistanut käytäntöjä ja monessa yrityksessä ollaan tilanteessa, jossa työntekijä tuodaan keskelle etäpalaverien aikakautta. Etätyökulttuuri on tullut mahdollisesti jäädäkseen. Ehkä ei täysin, mutta hybridimallina. Miten valmistautua siihen, että lähikontakteja ei juuri ole ja työntekijän oma-aloitteisuus sekä itsensä johtaminen nousevat entistä tärkeämmiksi?
Etätyön pakottama muutos voikin olla mahdollisuus
Kun vuorovaikutus uuden työntekijän kanssa on harkitumpaa ja kenties harvempaa, työnantajan on osattava entistä herkemmin tunnistaa ja ennakoida haasteita sekä rakentaa perehdytysmalli, joka tukee mahdollisimman hyvin työntekijän itsenäistä oppimista sekä integroitumista tiimiin. Itsensä johtaminen näkyy ihmisissä eri tavoin, joten on luonnollista, että joillekin uusien asioiden sisäistäminen etätyömuodossa ei juuri eroa normaalista kasvokkain tapahtuvasta perehdytyksestä. Toiset tarvitsevat tuekseen erilaisia työkaluja, kuten tarkkaa aikataulutusta ja säännöllisiä rutiineja.
Etäperehdytyksen lopputuloksen pitäisi olla samanlainen kuin kasvokkain tapahtuvan perehdytyksen tai uskallamme jopa toivoa sen olevan parempi, mutta miten? Luonnollisesti käytettävät työkalut ja suunnitelmallisuus ovat tärkeitä, mutta on hyvä huomioida myös muutamia ”pehmeämpiä” seikkoja, jotka edesauttavat etäperehdytyksen onnistumista.
Tunnista perehdytettävän tapa oppia
Kaikki eivät sovi samaan perehdytysmuottiin kasvotusten, joten miten se voisi toimia etämoodissakaan? Jos työntekijän vahvuudet löytyvät itsenäisestä tekemisestä ja rohkeasta tavasta kokeilla ja kokea, hän todennäköisesti tuo ne esiin nopeasti. Kuuntele, keskustele ja muista kysyä usein millä tavalla asiat sujuvat, ja missä voisi olla tarvetta kattavammalle tuelle. Hiljaisuus voi tarkoittaa asioiden nopeaa sisäistämistä, mutta toisinaan myös sitä, ettei mahdollista ongelmaa uskalleta tunnustaa ääneen. Jos mahdollista, osallista perehdytettävä prosessin laadintaan siten, että se vastaa parhaiten juuri kyseisen työntekijän tarpeita. Rakenna prosessista sellainen, että sen muokkaaminen on helppoa ja päivitys jatkuvaa.
Ole kärsivällinen ja varaa aikaa sekä resursseja
Digihyppy kotitoimistolle voi luoda työntekijälle illuusion siitä, että kaikki on sisäistettävä nopealla aikataululla, sillä asiat on käsitelty nopeammin ja tiiviimmin. Anna työntekijälle tästä huolimatta kunnolla aikaa tutustua uuteen. Kiire ja digiajan hektisyys vievät helposti mukanaan ja ylisuorittaminen saa otetta. Uusien asioiden sisäistäminen ei kuitenkaan tapahdu hetkessä ja vaatii prosessointia. Jaa perehdytysvastuuta mahdollisimman monelle, jotta uusi työntekijä tutustuu jo perehdytyksen lomassa kollegoihinsa.
Kannusta aktiiviseen vuorovaikutukseen
Etäyhteys chatteineen antaa mahdollisuuden reaaliaikaiseen ja nopeaan kommunikointiin. Hyödynnä tätä mahdollisimman paljon ja kannusta perehdytettävää tekemään samoin. Uusi työntekijä voi usein sensuroida kysymyksiään niiden kokemansa tärkeyden mukaan ajatellen, ettei turhaan halua keskeyttää muiden työtä. Tämä ilmiö voi korostua etäyhteyksien päässä, joten rohkaisun sanoittaminen ja selkeät yhteyshenkilöt aiheeseen kuin aiheeseen voivat madaltaa kynnystä. Perehdytettävä itse on perehdytyksen laadun paras arvioija sekä palautteen antaja. Pyydä palautetta prosessin eri vaiheissa, ei vain perehdytysjakson lopuksi.
Rakenna tiivis työyhteisö
Tämä on tärkeää kaikessa työskentelyssä, mutta vaatii erityistä huomiota etätoimistolla ja työssä, jossa vuorovaikutus on pääosin digitaalista. Etätyö voi hetkittäin tuntua yksinäiseltä, mutta vahvan työyhteisön rakentaminen myös etäyhteyksin on mahdollista. Kannusta yhteisöllisyyteen ja yhteiseen tekemiseen, mielellään mahdollisuuksien mukaan myös vapaamuotoisempaan sellaiseen. Kysy kuulumisia etäkahveilla, jotka voi kevätauringon paistaessa pitää esimerkiksi parvekkeella tai pitäkää mahdollisuuksien mukaan keskusteluhetkiä vaikkapa lenkin lomassa. Mitä tiiviimmän työyhteisön muodostaa etätyöaikana, sitä varmemman pohjan saa rakennettua ajalle, jossa voimme taas itse valita parhaan työskentelypaikkamme.
Helinä Lehto, Henkilöstökonsultti, Eilakaisla