06.04.2021
Viesti perille – tasapainoon kolmessa minuutissa
Maaliskuussa pidin HENRY ry:n aamuwebinaarin, jossa esittelin viestintätyylejä ja sitä, miten pääsee tasapainoon kolmessa minuutissa. Tässä tiivistelmä aiheesta.
Työpaikan viestintähaasteet
Arjen viestintätilanteet ovat muuttuneet teknologian myötä. Haastetta lisäävät etätyöskentely, sosiaalinen media ja infotulva. Aikaa kuluu myös epäselvien tai väärin tulkittujen viestien oikomiseen, minkä vuoksi onkin entistä tärkeämpää saada viestinsä onnistuneesti perille.
Miten tunnistat eri viestintätyylit?
* Ajattelija on analyyttinen, yksityiskohtainen ja hieman ajatuksissaan. Ajattelija arvostaa rauhallista, keskustelevaa viestintää, jossa on aikaa pohtia ääneen eri näkökulmia ja punnita eri vaihtoehtoja.
* Tunneihminen on ihmiskeskeinen, seurallinen ja spontaani. Hän ilmehtii paljon ja reagoi herkästi eri tilanteissa. Tunneihminen kaipaa henkilökohtaista otetta ja tunneilmaisua. Onkin tärkeää, että toinen osaa kohdata tunneihmisen samalla aaltopituudella.
* Toiminnallinen on vauhdikas, energinen ja aikaansaava. Toiminnallinen pysähtyy harvemmin pohtimaan tai tunnelmoimaan. Hän arvostaa sitä, että mennään suoraan asiaan ja puhutaan asioista lyhyesti ja selkeästi. Keskustelun fokus on hyvä kohdistaa pääkohtiin ja seuraaviin askelmerkkeihin.
Viestintätyylit helpottavat viestin perille saamista
Ajattelija, tunneihminen ja toiminnallinen reagoivat ja viestivät hyvin eri tavoin. Itsellemme helpointa on viestiä saman viestintätyylin omaavan kanssa ja vastaavasti haastavinta on saada oma viesti perille, kun toisen tyyli on itselle vieraampi. Kun viestit ajattelijalle, muista että faktat ja perustelut ovat tärkeitä. Tunneihmiselle viestiessä läheisyys ja henkilökohtaisuus ovat tärkeitä, hänelle ei riitä, että pelkkä asia hoituu. Toiminnallisen tavoitat parhaiten lyhyellä viestillä, josta heti selviää asia, mitä pitää tehdä ja mihin mennessä.
Reagointijärjestyksen avulla nopeasti tasapainoon
Käytämme reagointitapoja tietyssä järjestyksessä ikään kuin sarjana ja yleensä meillä on jokin suosikkitapa, jota toistamme useammin. On hyödyllistä tunnistaa oma reagointijärjestyksensä, sillä se auttaa stressitilanteessa. Tunnistamme oman reagointijärjestyksemme helpommin, kun jotakin yllättävää tapahtuu.
Reagointijärjestyksiä on kaikkiaan kuusi. Esimerkiksi jos olet ajattelija, toinen reagointitapasi on joko tunne tai toiminta ja vastaavasti kolmantena on toiminta tai tunne. Sama logiikka toimii tunneihmisen ja toiminnallisen osalta.
Ensisijainen reagointitapa on sinulle tutuin, monesti käytät paljon myös toista, mutta kolmatta reagointitapaa käytät vähiten. Normaalitilanteessa osaat hyödyntää monipuolisesti näitä kaikkia ja asiat sujuvat hyvin. Mutta jos esimerkiksi kova kiire tai jonkun toisen kärkevä kommentti saa sinut epätasapainoon, toissijaisesta reagointitavasta tulee kielteinen ja tipahdat niin sanottuun ansaan eli stressikäytökseen. Avain stressinhallintaan on kolmas reagointitapasi, joka toimii tasapainottajanasi.
Esimerkkejä tasapainottajan käytöstä
(Numerot viittaavat taulukossa esitettyyn reagointijärjestykseen.)
1. ja 3. Tasapainottajana toiminta → fyysinen toiminta, päätös, valinta.
Esim. siirtyminen toiseen tilaan, kahvikupillisen hakeminen.
2. ja 5. Tasapainottajana tunne → mielihyvän löytäminen, tunnetila.
Esim. ruokailuhetki, musiikki, jutustelu hyvän työkaverin kanssa.
4. ja 6. Tasapainottajana ajattelu → pysähtyminen analysoimaan, kirjoittaminen.
Esim. työlistan kirjoittaminen, tilanteen arviointi rauhassa keskustellen.
Kun olet löytänyt oman reagointijärjestyksesi, voit hyödyntää tietoa välittömästi. Ja mikä parasta, voit auttaa myös työkavereita, perheenjäseniä tai ystäviä ulos ansasta, kunhan olet tunnistanut heidän tasapainottajansa. Kokeile, toimii varmasti!
Tunnista viestintätyylit ja mieti miten saisit jatkossa viestisi vielä paremmin perille.
Testaa oma viestintätyylisi
Carita Nyberg
Carita Nyberg on Keys2Balance Oy:n perustaja ja Master Trainer. Carita on kehittänyt käytännönläheisen ja oivalluttavan Tasapainon Avaimet® -ohjelman, jonka avulla voi syventää itsetuntemustaan ja kehittää vuorovaikutustaitojaan. Lähes kaksikymmentä vuotta johtajia, esimiehiä ja tiimejä valmentanut Carita on kirjoittanut myös seitsemän e-kirjaa.
Lisätietoa: www.k2b.fi
https://www.linkedin.com/in/caritanyberg/
carita.nyberg@k2b.fi