10.05.2022
Teknologisoituvan työn yhteiskehittämistä etä- ja hybridiolosuhteissa
Koronapandemian jälkeisessä hybridimaailmassa työyhteisöissä etsitään uudenlaisia tapoja ja teknologioita mahdollistaa aito vuorovaikutus ja työn kehittäminen. Ihmisten kohdatessa läsnä tunnistamme toistemme ilmeistä ja ilmapiiristä, miten yhteinen ymmärrys etenee, mutta ruutujen välityksellä keskustelu on yksisuuntaisempaa, pahimmillaan ilman kuvia ja kameroita. Nimikirjainten taakse voi jäädä piiloon negatiivisia tunteita, huolta tai vastarintaa.
Hybridityön ohella uudet teknologiat kuten tekoäly ja robotiikka muuttavat työtä nopeasti ja henkilöstön osaamista, työn tekemisen tapoja ja yhteistyötä on tarpeen kehittää teknologioiden rinnalla. Muuttuneet olosuhteet ja kehittämistarpeet haastavat erityisesti johtoa, henkilöstöammattilaisia, esihenkilöitä ja fasilitoijia. Syvempi ymmärrys kokonaisuudesta ja uudenlaiset ratkaisut ovat tarpeen.
Kehittävä tutkimustyö uudistumisen tukena
Tutkimuksen rinnalla tapahtuva yhteiskehittäminen oli keskeinen osa Haaga-Helian toteuttamaa ja Työsuojelurahaston tukemaa hanketta ”Tekoäly tulee – Tuki, osaaminen ja yhteistyö kuntoon eli TT TOY. Tapausorganisaationa ja yhteistyökumppanina tälle työlle oli iso kuntaorganisaatio, jonka hallintopalvelujen asiantuntijoiden kehittämistyötä tuettiin työpajamaisen työskentelynä. Tavoitteena oli heidän ammatillisen toimijuutensa ja yhteistyön kehittäminen vastaamaan teknologisoituvan työn haasteisiin.
Koronapandemian takia hankkeen työpajat toteutettiin alkuperäissuunnitelmista poiketen virtuaalisina ja hybrideinä. Avaintekijöinä työpajojen toteuttamisessa olivat luottamuksellinen yhteissuunnittelu ja toteutus hankkeen tutkijoiden ja työyhteisön yhteyshenkilöiden ja esihenkilöiden kanssa. Yhteisen etukäteissuunnittelun tavoitteena oli luoda etätyöpajoihin positiivinen, kannustava ja psykologisesti turvallinen ilmapiiri, jossa kukin osallistuja voi olla oma itsensä ilman epäonnistumisten tai virheiden pelkoa.
Avoin ja turvallinen ilmapiiri voi onnistua hybridinäkin
Myös etä- ja hybridityössä voi kehittyä ja olla aktiivinen ja aloitteellinen. Ideoiden jakaminen, haasteiden ratkaiseminen yhdessä kollegojen kanssa ovat keskeisiä yhdessä oppimisen keinoja, jotka pohjautuvat ajatusten jakamiseen ja niiden jalostamiseen vuorovaikutuksen kautta. Aito vuorovaikutus mahdollistaa toisten kokemuksista oppimisen ja yhteisymmärryksen muodostamisen. Toteutuakseen se edellyttää avointa ja turvallista ilmapiiriä sekä aktiivista halua osallistua ja kykyä osallistuttaa.
Etätyöskentelyssä on haasteensa, mutta toisaalta voidaan hyödyntää erilaisia keinoja mahdollistaa jokaisen mielipiteen esiin tuleminen. Myös etätyöskentelyssä on tärkeä kannustaa osallistujia avaamaan mikrofoni ja kertomaan näkemyksistään. Virtuaalinen pienryhmätyöskentely antaa tilaa hiljaisemmillekin. Ajatuksia voi pyytää kirjoittamaan chattiin, virtuaalitauluille tai oheiseen yhteiseen dokumenttiin, joka voi olla kaikkien nähtävissä yhtä aikaa. Fasilitaattorit voivat toteuttaa kyselyjä ja pyytää virtuaalireaktioita. Erityisesti hiljaisemmat työntekijät voivat hyötyä näistä mahdollisuuksista.
Hybridityöskentelyssä tarvitaan useampia fasitoijia, jotta sekä paikan päällä olevat että etänä osallistuvat voivat osallistua keskusteluun ja kokea roolinsa arvostetuksi ja tärkeäksi. Parhaimmillaan osallistujat kokivat, että ”jokainen sai sanoa pajoissa, mikä itseä mietitytti ja tuoda esille ideoita sekä huomioita”. Osallistujat kokivat, että ”keskustelut olivat monipuolisia ja ryhmätyöt hyvin pohjustettuja”.
Kehitystyö etäyhteydelläkin toteutettuna on vaikuttava
Kokemusten pohjalta kehittämistyön jatkamista etä- ja hybridityöskentelynä voi pitää merkityksellisenä, jotta vuorovaikutus työyhteisössä voi jatkua kaikkia yhteisesti koskevassa kehittämistyössä. Myös epävirallinen virtuaaliviestintä on tärkeä mahdollistaa. Pajan osallistuja kiteytti tämän tarpeen: ”Kun olemme etänä, niin emme tule keskustelleeksi juuri mistään enää.”
Yhteiskehittämisen työpajat selkeyttivät organisaation tietotyöntekijöiden käsityksiä työn teknologisen murroksen vaikutuksista omaan ammatti-identiteettiin ja sen kehittämismahdollisuuksiin, yhteiskehittämisen tarpeisiin ja tapoihin sekä uusien teknologioiden soveltamiseen. Työpajoihin osallistuneet työntekijät kokivat työpajojen tarjonneen aikaa ja tilaa vaihtaa ajatuksia muiden kanssa ja tilaisuuden pohtia kehittämiskohteita yhdessä.
Tutkimus- ja kehitysyhteistyö kutsuu mukaan kaikki työyhteisön jäsenet
Tietotyön rooli on keskiössä organisaatioiden teknologisessa kehityksessä. Muutos edellyttää organisaatioissa uudenlaisia tapoja nähdä asiantuntijuuden ja ammattiroolien muutoksia, sillä tekoäly ja uudet teknologiat muuttavat väistämättä työskentelytapoja ja työrooleja.
Tutkimus- ja kehitystyö tukee yksilötason ammatillisen toimijuuden kehittymistä vastaamaan muuttuvan työelämän haasteisiin. Kehittämistyössä voidaan hyödyntää uusinta tutkimustietoa ja toimintaa edistäviä vuorovaikutteisia menetelmiä. Laajemmassa yhteistyössä toteutettu hanke mahdollistaa kokonaisen työyhteisön myönteisen kehityksen tukemisen.
Hankeyhteistyö antaa työntekijöille mahdollisuuden osallistua työtapojen kehittämiseen teknologisoituvassa organisaatioympäristössä. Tutkimus- ja kehityshanke tarjoaa työyhteisöjen toimijoille menetelmiä, eväitä ja tukea löytää ratkaisuja teknologioiden hyödyntämiseen sekä toimintamalleja työn kokonaisvaltaiseen kehittämiseen. Kehittämiskumppanuuden onnistuminen edellyttää hyvää yhteistyötä sekä selkeää yhteistä tavoitetta ja sen jatkuvaa viestimistä.
Lue lisää Tekoäly tulee – tuki, osaaminen ja yhteistyö kuntoon -tutkimushanke (TT TOY) (2021-2022)
Osallistu maksuttomaan webinaariin ti 17.5. klo 14
Iris Humala, Eija Kärnä ja Anna Ruohonen