17.05.2023
HR-järjestelmä yritti pakottaa hierarkiaan
Yrityksen johto oli kyllä tietoinen siitä, että yksi järjestelmä ei ole vastaus kaikkiin kysymyksiin, eikä täydellisyyttä kannata lähteä tavoittelemaan. HR-järjestelmä nyt kuitenkin tarvittiin ja listalta oli helppo rastittaa pois ne, jotka aiheuttivat kauhunväristyksiä aiemmista kokemuksista. Listasta tuli lyhyt. Hakukone löysi kuitenkin uutuutta hohtavan järjestelmän, jonka käytettävyys teki vaikutuksen ja josta sai kuulemma hirveästi erilaisia raportteja. Siitä kun saatiin vielä pilottitarjous, niin kättä päälle ja pakettiin.
Käyttöönottovaiheessa oli muita kiireitä ja kaikki eivät ehtineet olla mukana jokaisessa palaverissa. Oli kuitenkin vahva fiilis, että porukka on sen verran näppärä tietokoneiden kanssa, että kyllä se siitä. Hohtava järjestelmä ilmestyi kuvakkeena työpöydälle. Ei tosin kaikkien työpöydille, sillä jos sitä nyt kuitenkin kokeiltaisiin ensin perustajaosakkaiden kesken.
Kun HR-päällikkö rekrytoitiin vuosia myöhemmin, hän totesi kiinnostuneena, että HR-järjestelmä on ainoastaan palkanlaskijan aktiivisessa käytössä. Joku muukin oli sieltä joskus raportin turauttanut ulos, mutta ilmeisesti dataa oli niin vähän, että kovin ihmeellisiä kuvioita raportille ei muodostunut.
HR-päällikkö ryhtyi tomerasti toimeen ja halusi ottaa järjestelmän laajasti käyttöön. Hyvin nopeasti hän totesi, että hierarkkinen organisaatiorakenne oli ainoastaan järjestelmässä, ei heidän organisaatiossaan. Tiimit toimivat itseohjautuvasti, tukenaan useita coacheja. HR-järjestelmään pystyi luomaan tiimejä, mutta niille sai nimetä ainoastaan yhden esihenkilön, joita heillä ei siis ollut.
Ehkä tiimejä ei tarvita, HR-päällikkö pohti, koska ne muutenkin muuttuvat tilanteiden mukaan. Hän kuitenkin halusi, että coachit keräisivät pikkuhiljaa henkilöiden osaamisia järjestelmään niin, että jokainen voisi hakusanalla löytää henkilön, jolla on tietty osaaminen. Se hyödyntäisi silloin koko henkilöstöä. Näin avoimesti ei voi kuitenkaan toimia, sillä järjestelmän hierarkian mukaan vain tiimin esihenkilö voi nähdä osaamiset. Varmaan lukijana jo mietit, että noin avoimessa organisaatiossa voisi jokaiselle antaa esihenkilö-oikeudet, sillähän se olisi kuitattu. Näin HR-päällikkökin järkeili, mutta siinä tuli vastaan GDPR, sillä laajoilla oikeuksilla kaikki näkisivät jokaisen henkilökohtaiset tiedot, henkilötunnuksesta alkaen.
Tilanne vaati kahvikupillisen ja sen aikana vahvistui tunne siitä, että yksin näitä haasteita ei kannattaisi yrittää ratkaista. Sparraaja löytyikin helposti Jamkilta ja yhdessä todettiin, että henkilöstöhallinnon otsikon alle kuuluu niin paljon toimintoja, että yksi järjestelmä ei niitä pysty millään ratkaisemaan – varsinkaan, kun ei eletä perinteisessä organisaatiomallissa. Olemassa olevia järjestelmiä, joita henkilöstö on tottunut käyttämään, voi valjastaa HR:n avuksi soveltuvin osin, kunhan päällekkäisyydet minimoidaan.
Hankittu HR-järjestelmä jäi niukalle, mutta tarpeelliselle käytölle. Olemassaolollaan se muistuttaa siitä, että on tärkeämpää pysähtyä juomaan ne kahvit ennen hankintapäätöstä kuin vasta sen jälkeen.
Minna Liminka
Minna Liminka on toiminut Jyväskylän ammattikorkeakoulun DigiHR-projektin asiantuntijana ja ratkaissut ihmisten kanssa toimimiseen liittyviä haasteita yhdessä asiakkaidensa kanssa. Aiemmin hän on toiminut henkilöstöjohtajana ICT-alalla.