21.11.2023
Lean - Henkilöstöjohdon työkaluksi, miten parannat sekä työtyytyväisyyttä että tuottavuutta?
Tiimin tila paukkaa punaiselle! Ylityöt taas kutsuvat! Miksi meidän arki on jatkuvaa korjaamista, säätämistä ja uudelleen tekemistä? Miten henkilöstöjohto voi hyödyntää leanin työkaluja sujuvoittamaan arkea, vähentääkseen aikaa vieviä tai jopa turhia työvaiheita?
Henkilöstöjohdolla on vaativa rooli liiketoiminnan tukena. Kuinka paljon HR voi vaikuttaa liiketoiminnan prosessien kehittämiseen vaihtelee, sen mukaan minkälainen rooli HR:llä on yrityksessä. Onko henkilöstöjohtaja
- johtoryhmän jäsen, ja samalla toimitusjohtajan luottohenkilö. Tällöin HR:n prosessit integroituvat osaksi liiketoiminnan kehittämistä ja henkilöstöjohdolla on suora näkymä liiketoiminnan muutoksiin ja haasteisiin.
- enemmän operatiivisessa ja hallinnollisessa roolissa. Tällöin keinot ja vaikuttamismahdollisuudet ovat hyvin erilaiset.
Tarve prosessien kehittämiselle voi tulla kahta kautta henkilöstöjohdolle
- HR:n omien prosessien kehitystarve voi nousta suoraan liiketoiminnasta. Esimerkiksi havaitaan, että tikettien ja kyselyiden määrä kasvaa, jolloin syntyy tarve keventää HR:n prosesseja. Tavoitteena, että esimiehille jää enemmän aikaa varsinaiseen työhön.
- tai jos liiketoiminnassa sakkaa, niin HR voi lähteä analysoimaan syitä yhdessä liiketoiminnan esimiesten kanssa. Eri datasta ja havainnoista saadaan tunnistettua juurisyyt, onko kyse työnjohtamisesta, resursseista, tarpeesta muuttaa organisaatiorakennetta, esimiehen tekemisestä vai ovatko itse työn tekemisen prosessit vanhentuneet tai jopa kokonaan miettimättä.
‘Kun työkykyä johdetaan ennakoivasti – signaalit nousevat esille pulssi-, tiimintila- tai hyvinvointikyselyistä, one to oneista, tai vaikka HRdatasta – voi HR tukea esimiehiä käymään keskustelut työtä kuormittavista tekijöistä henkilökohtaisesti tai tiimitasolla ajoissa. Ja jos suuren osan tiimistä kuormitustekijät tai tiimintila alkaa lähentyä punaista, on syytä syynätä myös itse työtä ja sen tekemistä tarkemmin. Mitkä ovat juurisyyt ja miten niistä keskustellaan kyselyiden purussa.’
Missä tilanteessa prosessien liinaaminen voisi auttaa työn sujuvuutta?
Prosessit kannattaisi ottaa uudestaan tarkasteluun, jos merkittäviä muutoksia toimintaan on suunnitteilla tai tiimin tila on hälyttävästi punaisella. Sen sijaan, että tiimi juoksee nopeammin – jatkuvasti ylitöitä tehden – tai päivät ovat selviytymistä päivästä toiseen, voisi prosessien liinaaminen olla oikea ratkaisu.
Tunnistettuja tilanteita, missä liinaamisesta apua:
- Tarve uudistaa tai yhtenäistää tekemistä - mahdollisesti tarve tunnistaa paikkoja automatisoida tai robotisoida toimintaa.
- Tarve skaalata toimintaa ja vähentää räätälöintiä
- Työjonot ja asiakkaiden odotusajat kasvaneet – tarve nopeuttaa ja sujuvoittaa tekemistä
- Asiakasreklamaatioiden määrä kasvanut, tarve tunnistaa virheille altistavat kohdat prosessissa ja muuttaa niitä
- Puute osaajista tai avainhenkilöiden eläköityminen näköpiirissä - tarve kuvata ja kehittää prosessia
- Tarve ymmärtää ja johtaa paremmin prosessia – prosessin mittarit puuttuvat, milloin prosessi toimii hyvin, voidaanko ongelmia ennakoida?
- Järjestelmäkehitys alkamassa ja yhteinen toimintamalli päättämättä
- Yrityskaupan tai fuusion ennen tai jälkeen - tarve luoda aidosti yhteinen prosessi, johon kaikki sitoutuvat
Minkälainen prosessikuvaus toimii työn kehittämisessä?
Arjen näkyväksi tekeminen on keino löytää prosesseihin liittyneiden kuormitustekijöiden juurisyyt. Leanissa on tähän hyviä menetelmiä. Perinteinen prosessikuvaus toimii hyvänä pohjana perehtymiseen ja vaikkapa työohjeiden runkona. Se ei kuitenkaan ole paras työkalu toiminnan kehittämiseen, koska useimmiten henkilöstön kiireen ja työn kuormittavuuden syitä - lean-termein hukkaa - ei perinteisiin prosessikuviin piirretä.
‘Liinaamalla on pystytty tehostamaan prosessia huikeasti – yrityksen henkilöstömäärä on koko ajan kasvanut, ja samalla palkkahenkilöstön määrä ja virheiden määrä vähentynyt. Tunnistettiin paikat robotiikalle ja automatisoinnille – sekä nyt tekoäly tekee tiettyjä toimintoja. ‘
‘Tuli paljon puheluita, jotka oikeasti eivät kuuluneet edes HR:lle, teimme nauhoitteet puhelinpalveluun tunnistettuihin tilanteisiin, esimerkiksi jos asia koskee veroprosenttiasi, ole yhteydessä suoraan verottajaan. Puheluiden määrät tippuivat huomattavasti.’
‘Sairaspoissaolotodistuksia ei pyydetty enää ensimmäisestä päivästä, ja näin saatiin tikettien määrä tippumaan.... nämä esimerkit ovat yksinkertaisia asioita, mutta mittakaavassa niillä oli suuri vaikutus arkeen.’
Aikaa arjessa kuluu liiankin paljon
- tietojen etsimiseen ja tarkistamiseen
- lisäselvitysten pyytämiseen ja virheiden korjaamiseen
- odottamiseen: odotetaan edellisiä vaiheita, dokumentteja tai sitä, että joku päättää
- korjaamiseen ja samojen asioiden moneen kertaan tekemiseen
Näihin arjen hukkakohtien ja esimerkiksi automatisoinnin paikkojen tunnistamiseen soveltuu lean-menetelmistä arvovirtakuvaus paremmin kuin perinteinen prosessikuvaus. Siihen kuvataan kaikki se, mikä tekemisessä vie aikaa.
Prosessin kehittämiseen ja sen kuvaamiseen- tulisi osallistua prosessin eri vaiheisiin osallistujat, ettei vahingossa suunnitella prosessia, jossa työt kasaantuvat naapurin työjonoon. Näin osallistamalla saadaan kaikkien osaaminen hyödynnettyä kehittämisessä. Lisäksi ymmärrys toisten tehtävistä kasvaa ja yhdessä löydetään ratkaisuja sujuvampaan arkeen. Tavoitteena on, että koko prosessi virtaa sutjakkaammin lävitse, oli se prosessin läpivirtaava sitten fyysinen asiakas, tehtävä päätös, HR-tiketti tai vaikka annettava tarjous.
Prosessin johtaminen ja mittaaminen
Prosessin kehittämisen osana tulee myös luoda prosessille mittarit, mistä tiedämme, että prosessi toimii kuten on suunniteltu ja milloin ei. Voidaan ennakoivasti johtaa prosessia, tehdä tarvittavat toimenpiteet ennen kuin kriisi iskee.
Mittareiden lisäksi on syytä keskustella ja luoda yhdessä prosessin johtamisen rytmit ja rutiinit sekä määritellä vastuut. Mitä johdetaan päivittäin, viikoittain tai vaikka kuukausittain. Samalla on hyvä sopia prosessin jatkuvan kehittämisen malli, missä ja milloin nostetaan kehitysideoita ja kuinka uusia ideoita testataan arjessa. Näin henkilöstöjohto voi olla luomassa rakenteita, joilla tuetaan jatkuvaa parantamista kaikilla tasoilla organisaatiossa.
Kirjoittaja:
Minna Elomaa (KTM) on viimeiset 2 vuotta tuotteistanut ja liinannut asiantuntijapalveluita Noste Oy:ssa (www.noste.fi). Aiemmin Minna toimi yli 20 vuoden ajan johtoryhmän jäsenenä, palveluliiketoimintojen esimiehenä ja tulosvastuullisena johtajana tehden tiivistä yhteistyötä henkilöstöjohdon kanssa. Hänellä on vahva käytännön kokemus myös haasteellisista henkilöstöjohtamisen tilanteista, prosessien kehittämisestä sekä muutosten läpiviennistä.
Tule kuulemaan tästä aiheesta lisää aamuwebinaariin Lean - Henkilöstöjohdon työkaluksi, miten parannat työtyytyväisyyttä ja tuottavuutta? keskiviikkona 10.1.2023 klo 9.00-10.00. Lue lisää webinaarista tästä.