12.08.2024
Iso asiakas vaatii vastuullisuusarvioinnin. Mitä se tarkoittaa HR:lle PK-yrityksessä?
Yritykset eivät enää kilpaile vain tuotteiden ja palveluiden laadulla, vaan myös vastuullisuudellaan. Suuret asiakkaat ja tavarantoimittajat voivat vaatia vastuullisuus- tai toisella termillä kestävyysauditoinnin varmistamaan, että heidän toimittajansa noudattavat kansainvälisiä vastuullisuusnormeja. Mitä tämä tarkoittaa HR-osastolle, ja miten siihen voi valmistautua?
Mitä kestävyysarvionti tarkoittaa?
Vastuullisuusarviointi tai kestävyysauditointi on prosessi, jossa ulkopuolinen taho arvioi yrityksen ympäristö-, sosiaali- ja hallintotapojen (ESG) suorituskykyä. Näissä arvioidaan, kuinka hyvin yritys noudattaa vastuullisuusnormeja.
Asiakas tai tavarantoimittajasi voi edellyttää esimerkiksi tiettyä ISO standardia ja sen sertifiointeja ja vastaamaan yrityksen lähettämään kyselyyn ja toimittamaan vastauksien vakuudeksi tarvittavat dokumentit kolmannen osapuolen arviointiyritykselle. Lisäksi yrityksen henkilökuntaa voidaan haastatella. Hyvin realistinen tilanne PK-yritykselle voi olla, että asiakas vaatii EcoVadis-arvioinnin. Ecovadis pisteyttää yrityksiä ilmastoon, ympäristöön, työ- ja ihmisoikeuksiin, etiikkaan ja hankintoihin liittyvien kriteerien mukaan. Toinen puhtaammin sosiaaliseen vastuuseen ja eettiseen toimintaan liittyvä tapa asiakkaalla voi olla edellyttää SMETA-auditointia tai kolmas voi olla pyytää asiakasta toimittamaan kestävyysraportin jonka väitteet ovat vahvistettu todeksi neutraalin, kolmannen osapuolen toimesta.
HR:n rooli kestävyysauditoinneissa
HR-osastolla on keskeinen rooli kestävyysauditoinneissa ja -standardeihin valmistautumisessa. Jos edellä mainitun kaltainen vaade tulee yritykseen yllättäen, on HR:n perusasioiden oltava hyvällä mallilla. Muuten työtä tarvitsee tehdä hyvin paljon, jotta yrityksen vastuullisuus voidaan pyytäjälle osoittaa riittävän luotettavasti.
Tässä muutamia keskeisiä tehtäviä ja vastuualueita:
1. Työolojen ja ihmisoikeuksien varmistaminen:
o HR vastaa siitä, että yrityksen työolot ovat turvalliset ja terveelliset, työntekijöiden oikeuksia kunnioitetaan ja että syrjintää ei tapahdu. Tämä voi sisältää esimerkiksi työturvallisuuskäytännöt, yhdenvertaisuussuunnitelmat ja reilut työehdot. Näistä kaikista täytyy voida näyttää faktat dokumentein ja osin henkilöstön kyetä kertomaan haastatteluissa.
2. Koulutus ja tietoisuus:
o HR:n tehtävä on kouluttaa henkilöstöä kestävän kehityksen periaatteista ja yrityksen vastuullisuuskäytännöistä. Tämä voi sisältää koulutuksia, tietoisuuskampanjoita ja käytännön ohjeita.
3. Dokumentointi ja raportointi:
o HR:n tulee ylläpitää ja päivittää dokumentaatiota, joka osoittaa yrityksen noudattavan vastuullisia toimintatapoja, lakeja sekä mahdollisia kestävyyteen liittyviä standardeja. Tämä voi sisältää henkilöstöpolitiikan, työntekijöiden haastattelupöytäkirjat, työsopimukset, koulutustiedot ja muut relevantit asiakirjat.
4. Sidosryhmien osallistaminen:
o HR:n tulee varmistaa, että kaikki asiaankuuluvat sidosryhmät, kuten työntekijät, johto ja mahdolliset ulkopuoliset asiantuntijat, ovat mukana valmistautumisprosessissa. Yhteistyö ja avoin viestintä ovat avainasemassa. Jos yrityksessä on hyvä, aktiivinen yhteistoiminta ja sidosryhmätoiminta, auditointi voidaan suunnitella ja toteuttaa asianmukaisesti ja läpinäkyvästi niin, että se samalla lisää henkilöstön ja muiden sidosryhmien luottamusta yritykseen, sen toimintaan ja johtamiseen.
Huolehdi HR:n perusasiat kuntoon
Iso neuvo kaikille HR-ammattilaisille: Huolehdi henkilöstöjohtamisen perusasiat kuntoon. Siitä on hyötyä sinun perustyössäsi, yrityksen henkilöstön hyvinvoinnille mutta erityisesti yrityksesi menestymiselle. Ja mitä parasta, jos yllättävä auditointivaade tulee, pärjäätte siinä hyvin.
Perusasiat, jotka tulee olla kunnossa:
1. Työsopimukset ja työsuhteen ehdot: Kaikkien työntekijöiden työsopimusten ja -ehtojen tulee olla ajan tasalla ja lainsäädännön mukaisia.
2. Työterveys ja -turvallisuus: Varmista, että työpaikalla on käytössä asianmukaiset työturvallisuuskäytännöt ja että kaikki työntekijät ovat tietoisia niistä.
3. Palkkaus ja etuudet: Pidä huolta siitä, että palkkaus on reilua ja kilpailukykyistä ja että kaikki sovitut etuudet toimitetaan työntekijöille.
4. Henkilöstön koulutus ja kehittäminen: Järjestä säännöllisiä koulutuksia ja tarjoa mahdollisuuksia ammatilliseen kehittymiseen.
5. Hyvä työilmapiiri ja yhdenvertaisuus: Edistä positiivista työilmapiiriä ja varmista, että kaikkia työntekijöitä kohdellaan yhdenvertaisesti ja oikeudenmukaisesti.
Valmistautuminen kestävyysauditointiin
1. Hyödynnä kansainvälisiä standardeja:
o ISO 26000 ja EU:n tulossa olevat vapaaehtoiset PK-yrityksille tähdätyt EU:n kestävyysstandardit (VSME-standardit) tarjoavat ohjeistusta ja käytännön työkaluja, joilla yritys voi parantaa ESG-käytäntöjään. ISO 26000 ohjeistus on saatavilla pientä korvausta vastaan ja EU:n VSME-standardit ovat ilmaisia.(VSME on tätä kirjoittaessamme julkaistu vasta luonnoksena).
o Vaikka nämä standardit eivät ole sertifioitavissa, ne voi halutessaan verifioida ulkopuolisen tahon toimesta. Vaikka niin ei toimisikaan, niiden noudattaminen voi merkittävästi parantaa PK-yrityksen valmiuksia asiakkaiden tai tavarantoimittajien teettämiin auditointeihin.
2. Dokumentoi käytännöt ja prosessit:
o Varmista, että kaikki yrityksen käytännöt ja prosessit ovat hyvin dokumentoituja ja ajan tasalla. Tämä helpottaa tarvittavien todisteiden tuottamista arviointien aikana.
3. Kouluta henkilöstöä:
o Järjestä säännöllisiä koulutuksia ja tietoisuuskampanjoita henkilöstölle, jotta kaikki ymmärtävät kestävän kehityksen periaatteet, ovat tietoisia yrityksen vastuullisuuskäytännöistä ja osaavat noudattaa niitä.
4. Osallista johto:
o Informoi yrityksen johto ja hallitus etukäteen tulossa olevasta auditointiprosessista, elleivät he jo tätä tietä. Tämä varmistaa, että johto on tietoinen ja sitoutunut tarvittaviin toimenpiteisiin. Pahin virhe minkä voi tehdä on, että hallitus tai toimitusjohtaja kuulee auditoinnin käynnistymisestä tai tuloksesta ulkopuoliselta, esimerkiksi rahoittajalta tai suoraan asiakkaalta.
5. Käytä ulkopuolisia asiantuntijoita:
o Kestävyysasioita ei kannata ulkoistaa, mutta aina kaikkea ei kannata tehdä kokonaan itse. Ulkopuoliset konsultit ja auditointiyritykset voivat tarjota arvokasta apua valmistautumisessa. He voivat auttaa tunnistamaan kehityskohtia ja varmistamaan, että yrityksen käytännöt ovat kansainvälisten standardien mukaisia.
Yhteenveto
Kun iso asiakas vaatii vastuullisuusarvioinnin tai noudattamaan kestävyysstandardia, HR-osastolla on siinä merkittävä rooli. HR:n tehtävänä on valmistautua ja varmistaa, että yritys täyttää erityisesti sosiaalisen vastuun piiriin ja omaan työvoimaan liittyvät vaatimukset.
Hyödyntämällä kansainvälisiä standardeja, dokumentoimalla politiikat, käytännöt ja prosessit huolellisesti, kouluttamalla ja osallistamalla henkilöstöä ja ylimmän johdon sekä käyttämällä ulkopuolisia asiantuntijoita, yritys voi menestyä kestävyysauditoinneissa. Tämä parantaa vastuullisuuskäytäntöjä ja liiketoiminnan kestävyyttä, avaa uusia liiketoimintamahdollisuuksia ja vahvistaa yrityksen mainetta markkinoilla.
Mikä sen tärkeämpää työtä henkilöstöammattilaiselle!
***
HENRYn Vastuullisuus ja HR-verkosto kutsuu sinut kuulemaan, mitä HR:lle merkitsi, kun iso tavarantoimittaja edellytti EcoVadis-arvioinnin PK-yrityksessä.
Inspiroivan ja käytännönläheisen case-esimerkin tarjoaa Gebwellin HR-päällikkö Iida Kutvonen 11.9. klo 15-16.
Anu Ennelin, Vastuutakomon perustaja ja pitkän linjan HR-johtaja