25.09.2024
Suora palaute on paras palaute
Palauteasiat saavat aivan turhaan heikoimmat arviot yritysten ja yhteisöjen henkilöstökyselyissä. Taustalla on liikaa pelkoja ja olettamuksia. ”En kehu, kun se ylpistyy”. ”En voi ottaa asiaa esille, kun se kuitenkin suuttuu ja välit menevät”. ”Ei kuulu mulle, pomo hoitakoon.”
Mitä sinulle tulee mieleen, kun joku varoittaa sinua antavansa palautetta? Ikävä muisto lapsuudesta? Koulun laulukoe oli ainakin ennen vanhaan pitkävaikutteinen näytös. Samalla iskulla lyötiin lapsen mieleen pelko esiintymisestä ja palautteen vastaanottamisesta. Myös ensimmäisen työpaikan kerrotaan viitoittavan tietä palauteasioihin.
Työpaikoilla palautteen antaminen on kaikkien vastuulla eikä pelkästään esihenkilöiden yksinoikeus. Eräässä organisaatiossa työntekijän työsuhdetta ei jatkettu koeajan jälkeen. Vasta silloin hän sai tietää, miten hänen olisi pitänyt työtään tehdä. Esihenkilönsä oli jättänyt perehdytyksen ja siihen kuluvat palautteet antamatta. Työkaveritkaan eivät tohtineet. Lepsuus tulee kalliiksi ja väen liiallinen vaihtuminen olisi jämäkämmällä palautekulttuurilla estettävissä. Korjaava palaute on varhaisin puutumisen malli.
Psykologinen turvallisuus on edellytys palautekulttuurin toimivuudelle. Kun tiimeissä halutaan ja uskalletaan kohdata toiset arvostavasti ja kunnioittavasti ilman pelkoa ja häpeää, on keskustelu rentoa ja toisia halutaan auttaa. Ihminen, jonka itsetunto on kunnossa, pystyy antamaan toiselle suoraa palautetta ja ottamaan sitä vastaan. Hänellä ei heti mene herne nenään tai tippa silmäkulmaan, kun joku kertoo, miten hän voisi tehdä työtään paremmin.
Kehu ei ole palaute
Palaute on usein mielipide, mutta kaikki mielipiteet eivät ole palautteita. Arvottomat kommentit ja arvokas palaute pitää erottaa toisistaan. Kehu tai haukku eivät ole palautteita. Jos ne tulevat taholta, jonka mielipiteillä ei muutenkaan ole merkitystä, ne kannattaa jättää omaan arvoonsa. Luonnollisesti kehu tuntuu mukavalta, mutta se ei vielä kerro, miksi jokin meni hyvin.
Palautteen tehtävänä on auttaa toista ja sen vuoksi varsinainen palaute sisältää analyysin. Miksi jokin meni hyvin tai huonosti?
”Hyvä kirjoitus Mika”, kuulostaa kivalta, mutta se ei kerro, miksi jonkun mielestä kirjoitus oli hyvä. Se on vain kehu. ”Hyvä kirjoitus Mika, sillä avasit palautteen merkityksen ihan uudella tavalla”, kertoo, minkä tekemistä ainakin tämän sanojan mielestä kannattaa jatkaa.
Palautteella ei ole etumerkkiä, vaikka usein puhutaan positiivisesta tai negatiivisesta palautteesta. Positiivisella tarkoitettaneen, että sanotaan jotain kivaa ja negatiivisella, että sanotaan jotakin ikävältä kuulostavaa. Mutta mitä negatiivista siinä on, jos toinen vilpittömästi haluaa auttaa työkaveriaan tekemään työtään paremmin? Termi negatiivinen palaute pitää haudata kokonaan, sillä se voi olla korjaavan palautteen antamisen este. Kukapa nyt haluaisi negatiivinen ihminen olla? Olen joskus kuullut termin huono palaute. Pyydän, älkää antako huonoa palautetta. Antakaa vain hyvää palautetta, mikä tarkoittaa, että palaute on annettu hyvin.
Kerran eräässä Teams-valmennuksessa asiakas kertoi, että kuulokkeeni piuha hankasi paidankaulukseeni. Siirsin johdon paikkaa ja näin asiakkaita haitannut rahina vaimeni. Oliko tämä negatiivinen palaute? Ei ollut! Oli äärimmäisen positiivista kaikkien kannalta, että asiakkaani rohkeni kertoa minulle asian, jota en tiennyt. Itsetuntoni kestää sen, että joku korjaa minua, kun siihen on aidosti aihetta.
Palautetta on kahta lajia: kannustavaa ja korjaavaa. Molemmissa lajeissa suora palaute on paras palaute. Se ei tarkoita kiukuttelevaa tunnepurkausta ja toisen sättimistä, vaan kissanpennun nostamista pöydälle ennen kuin se on kasvanut leijonaksi. Suora palaute on arvostavaa, kunnioittavaa ja tähtää keskusteluun. Korjaavassa palautteessa sen antaja kertoo havaintonsa, muutostoiveen ja perustelunsa. Sen jälkeen on vastaanottajan vuoro kertoa oma näkemyksensä asiasta.
Palautteen tulee olla arkipäiväinen asia ja lentää organisaatioissa joka suuntaan. Tiimin jäsenten keskinäisen luottamuksen tulisi olla sillä tasolla, että asiat voidaan ottaa esille aina niiden ilmaantuessa. Joskus on hyvä nukkua yön yli, mutta puolta vuotta ja seuraavaa kehityskeskustelua ei kannata odottaa. Myös esihenkilölle tulisi voida antaa korjaavaa palautetta. Miten on, onnistuuko sinun työpaikallasi?
Onko teillä palautepelisäännöt?
Palautteen antajat usein huolehtivat siitä, kuinka palautteen vastaanottaja viestiin reagoi. Tämä ilmenee mm. siitä, että monen kyselyn mukaan ihmiset haluavat saada suoraa palautetta, mutta eivät rohkene sitä itse antaa. Pelko on suurin suoran palautteen antamisen este. Usein ajatellaan, että palautteen muoto täytyy räätälöidä saajansa mukaan. Se on aivan turhaa ja sitä paitsi usein mahdotonta. Jos esihenkilöllä on kolmekymmentäviisi tiimiläistä, on hänen mahdotonta muistaa jokaisen haluama yksilöllinen palautteen vastaanottotapa.
Sen sijaan tiimissä kannattaa yhdessä pohtia palautekeskusteluille pelisäännöt. Silloin jokainen saa luvan antaa toiselle suoraa palautetta eikä kenenkään tarvitse palautteesta loukkaantua, kun on toimittu yhdessä laadittujen pelisääntöjen mukaisesti.
Jokainen voi oppia antamaan ja vastaanottamaan suoraa palautetta. Urakka alkaa oman itsetuntemuksen ja itsetunnon kasvattamisesta. Oman temperamentin tunteminen ei sekään ole haitaksi. Millainen reagoija olet? Ensin ärsytys, sitten ymmärrys?
Mika Pesonen
Kirjoittaja on espoolainen valmennusyrittäjä. Hän on kirjoittanut avovaimonsa Minna Oulasmaan kanssa kirjan ”Suoraa palautetta! – Viisaan keskustelun käsikirja” (Alma Talent 2022).