01.10.2024
Armoton priorisointi
Fokus on asiantuntijan yksi keskeisimmistä taidoista. Mieltämme revitään nykyisin tuhanteen eri suuntaan, joten keskittymistämme häiritään jatkuvasti. Itse olen kokenut, että jos saan tehtyä fokusoitunutta työtä tunnin, niin monesti saan enemmän aikaan tuossa ajassa kuin toisinaan kokonaisina päivinä. Mutta ennen kuin fokusoidumme johonkin tehtävään, niin onkin tärkeää miettiä, että mikä on sellainen tehtävä, joka ansaitsee laserkatseesi läpitunkevan huomion. Koska mikä olisi sen turhempaa kuin tehdä täysin fokusoituneesti jotain, mikä onkin täysin triviaalia.
Tehtävälistan kohteiden suorittaminen on hieno tunne. Paras tapa varmistaa, että tehtävät tulevat tehdyiksi, on armoton priorisointi. Tämä saattaa tarkoittaa, että joudut luopumaan asioista, jotka oikeasti haluaisit tehdä, mutta myös keskittymään siihen, mikä on kaikkein tärkeintä – vaikka kaikki tehtävät tuntuisivat yhtä tärkeiltä.
Jos pystyt priorisoimaan tehtäviäsi niin, että jäljelle jää vain yksi asia, johon fokusoitua. Tässä muutamia vinkkejä ja menetelmiä, joiden avulla voit priorisoida tehtäväsi tehokkaammin:
- Yhdistä kaikki tehtäväsi yhteen paikkaan
- Analysoi tehtävälistasi
- Kokeile näitä kuutta priorisointimenetelmää
Yhdistä kaikki tehtäväsi yhteen paikkaan
Tehtävälistasi voi koostua monista eri lähteistä: esimies lähettää sähköpostin, IT-osasto laittaa viestin Slackissa, lasku saapuu postissa tai kollega pyytää apua käytävällä. Tehtävälistan priorisointi vaatii, että kaikki tehtävät ovat yhdessä paikassa, oli kyseessä sitten sähköposti, muistiinpanosovellus, tikettijono tai paperinen muistivihko.
Jos käytät digitaalista työkalua, voit automatisoida tehtävien siirron eri lähteistä yhteen listaan. Tämä helpottaa hallintaa ja auttaa sinua näkemään kokonaisuuden selkeästi.
Lopuksi poista kaikki tehtävät, joita et oikeasti tarvitse tehdä. Jos jokin tehtävä on ollut listalla jo pitkään eikä sitä ole tullut tehtyä, se ei ehkä ole niin tärkeä. Pohdi myös, kuinka suuri vaikutus tehtävällä on – jos tehtävä vaatii paljon mutta tuo vähän tulosta, harkitse sen poistamista.
Tehtävälistan analysointi
Seuraavaksi on aika käydä lista läpi ja päättää, mitä haluat tehdä kullekin tehtävälle. Yleisesti ottaen sinulla on viisi vaihtoehtoa:
- Duunaa: suorita tehtävä heti.
- Delegoi: anna tehtävä jollekin toiselle.
- Deletoi: poista tehtävä listaltasi.
- Aikatauluta: suorita tehtävä myöhemmin.
- Automatisoi: Selkeät rutiinitehtävät voidaan automatisoida
Suorita heti kaikki tehtävät, joiden tekemiseen menee alle kaksi minuuttia. Näin saat nopeasti karsittua listasi vain monimutkaisiin ja korkeaan prioriteettiin kuuluviin tehtäviin.
Delegointi on toinen tehokas tapa lyhentää tehtävälistaasi nopeasti. Jos mahdollista, anna tehtäviä muille. Jos odotat jotakuta toista jossain tehtävässä, harkitse sen siirtämistä myöhemmäksi ja luo kalenterimuistutus, jotta voit seurata asiaa myöhemmin. Näin voit vähentää listasi paineita ja keskittyä olennaiseen.
Monet ohjelmistot mahdollistavat erilaisten automaatioiden tekemisen. Zapier, useat kanban työkalut (asana, trello, jne), Power automate ja muut auttavat arjen toistuvissa askareissa. Automatisointi vie hetken aikaa, mutta nopeasti säästää siihen panostetun ajan. Katso vaikka tehdastyötä - sehän on pelkkää automatiikkaa nykyisin, joten tunnista omasta arjesta toistuvat rutiinit ja automatisoi niitä armottomasti! Kun jäljellä on vain yksi asia, johon keskittyä, työskentely alkaa sujumaan.
6 tapaa priorisoida tehtäviäsi
Tehtävien priorisointiin on monia menetelmiä, ja jotkut niistä saattavat toimia sinulle paremmin kuin toiset. Tutustu alla oleviin taktiikoihin, valitse itsellesi sopivin ja ala priorisoimaan työtäsi.
1. Eisenhower-matriisi: Esimerkiksi Steven Coveyn tunnetuksi tekemä Eisenhower-matriisi jakaa tehtävät kiireellisiin ja ei-kiireellisiin sekä tärkeisiin ja vähemmän tärkeisiin. Aloita kiireellisistä ja tärkeistä tehtävistä.
2. Suhteellinen priorisointi: Jos kiireellisiä ja tärkeitä tehtäviä on paljon, järjestä ne tärkeysjärjestykseen ja keskity tärkeimpiin ensin.
Esimerkiksi, jos listallasi on seuraavat kolme tehtävää:
- Veroilmoituksen täyttäminen (erääntyy tänään)
- Tehtävän suorittaminen (erääntyy huomenna)
- Esityksen valmistelu (erääntyy ensi viikolla)
Näistä veroilmoituksen täyttäminen on selkeä ykkösprioriteetti: se on sekä kiireellisin että suurimman vaikutuksen omaava, koska verojen myöhästymisestä voi seurata vakavia seuraamuksia.
Tehtävälista- ja Kanban-sovellukset (Trello, Asana, Planner), jotka mahdollistavat tehtävien vetämisen ja pudottamisen tärkeysjärjestykseen, voivat olla todella hyödyllisiä suhteellisen priorisoinnin menetelmän käytössä.
3. Päivän tehtävälista: Valitse joka aamu muutama tärkein tehtävä, joihin aiot keskittyä sinä päivänä, ja jätä muut tehtävät huomiotta siihen asti, kunnes on aika suunnitella seuraava päivä.
Suhteellisen priorisoinnin käyttäminen toimii hyvin, jos tehtävälistasi on melko vakaa. Mutta jos lisäät tehtävälistallesi jatkuvasti uusia asioita, listan jatkuva uudelleenpriorisointi voi muuttua työksi itsessään. Jos joudut hallitsemaan paljon uusia tehtäviä, kannattaa joka aamu laatia priorisoitu tehtävälista päivän tehtäville.
Katso kalenteriasi ja arvioi, kuinka paljon aikaa sinulla on tänään käytettävissä tehtävälistasi asioihin. Valitse seuraavaksi korkean prioriteetin tehtävät, jotka uskot ehtiväsi tänään. Jätä kaikki muu huomioimatta siihen asti, kunnes on aika suunnitella seuraavan päivän tehtävälista.
4. MIT-menetelmä (Most Important Task): Valitse päivittäin kolme tärkeintä tehtävää. Jos saat ne tehtyä, päivä on ollut onnistunut.
Yhdessä tietoturva-alan yrityksessä pyhitimme jokaisen aamun klo 08-10 MIT-tunneiksi. Tämä antoi kaikille työrauhan keskittyä aamusta. Sen jälkeen sai pitää kokouksia, soittaa puheluita ja keskeyttää muiden töitä omilla kysymyksillä.
5. Yksi tehtävä kerrallaan: Joskus on hyödyllistä valita vain yksi iso tehtävä, johon keskityt koko päiväksi.
6. 80/20-sääntö (Pareto-periaate): 80 % tuloksista tulee 20 % työstä. Keskity siihen 20 % työhön, joka tuottaa eniten tuloksia.
Olen huomannut, että yksinkertainen harjoitus auttaa tunnistamaan, mikä työ kuuluu tuohon 20 %:iin: kysy itseltäsi, mitä tekisit, jos voisit tehdä vain kolme asiaa tänään. Ole tiukka – valitse vain kolme. Seuraavaksi karsi se kahteen – ja lopulta yhteen. Jos sinun olisi pakko lopettaa työt yhden tehtävän jälkeen, mikä se olisi?
Priorisoi armottomasti
Kun harjoittelet armotonta tehtävien priorisointia, huomaat sen helpottuvan ajan myötä. Pystyt valitsemaan oikean menetelmän oikeaan hetkeen. Ja toivottavasti huomaat, että armoton priorisointi voi olla yllättävän vapauttavaa.
Tule kuulemaan lisää aiheesta 6.11. aamuwebinaariin: 'Fokus - asiantuntijan supervoima'!
Tuomas Mikkonen, Yritysvalmentaja, KTM
Yritysvalmentaja @ Connection Coaching
Tekoäly | Lean | OKR