02.04.2025
Yhteistyöllä tavoitteesta toimitilaksi – budjetissa pysyen
HR:n rooli työpaikan kulttuurin luomisessa on keskeinen. Myös toimitilasuunnittelussa HR:n asiantuntemus on olennaista. HR:n näkemykset henkilöstön hyvinvointiin ja osaamisen kehittämiseen liittyvistä tarpeista yhdistettynä tilasuunnittelijoiden tekniseen asiantuntemukseen ja kustannusten hallintaan luo vankan perustan toimitilaprojektin suunnittelulle. Tässä yhteydessä budjetointi nousee tärkeäksi tekijäksi, joka mahdollistaa projektin sujuvan etenemisen ja lopputuloksen, joka vastaa niin toiminnallisia kuin taloudellisia tavoitteita.
Budjetointi on projektin keskeinen vaihe, joka luo taloudellisen raamituksen koko suunnittelulle. Huolellisesti ja yhteistyössä laadittu budjetti takaa, että kaikki toimitilaprojektin osa-alueet – kalusteista muutostöihin – on otettu huomioon, ja kustannuksia pystytään ennakoimaan tarkasti. Tämä lisää projektin ennustettavuutta ja vähentää yllättävien kulujen ja lisäkäsittelyaikojen riskiä. HR:n asiantuntijat voivat tuoda esiin erityistarpeita, kuten työpisteiden mitoituksen tai yhteisten tilojen toiminnalliset vaatimukset, jotka vaikuttavat suoraan budjettiin ja toimitilan suunnitteluun. On tärkeää, että nämä tarpeet huomioidaan heti budjetointivaiheessa, jotta mahdolliset muutostyöt eivät tule yllätyksenä hankkeen edetessä.
Yrityksen siirtyessä uusiin tiloihin asiakkaalle saattaa tulla yllätyksenä, että vuokra ei katakaan kaikkea. Usein vuokralaisen on itse maksettava ainakin osa muutostöistä ja hankittava tarvittavat kalusteet ja muu toimiston varustelu verhoista kahvikoneeseen.
Myös yrityksen arvot on hyvä ottaa huomioon toimitilan budjetoinnissa. Jos yritys on sitoutunut vastuullisuuteen, sen tulisi näkyä myös toimitilasuunnitelmissa – ja siten budjetissa. HR:n ja suunnittelijoiden yhteistyöllä voidaan varmistaa, että yrityksen erityistarpeet, kuten ekologiset materiaalit tai vastuulliset kalusteet, otetaan huomioon budjetissa. Näin yrityksen arvot näkyvät myös toimitilan suunnittelussa ja budjetoinnissa.
Budjetin laatiminen vaatii asiantuntemusta ja yhteistyötä eri asiantuntijoiden kanssa, jotta voidaan välttyä epärealistisilta kustannusarvioilta, jotka estäisivät projektin toteutumisen. Yhteistyö suunnittelijoiden kanssa on erityisen tärkeää, jotta budjetti ei jää liian pieneksi tai joustamattomaksi, jolloin jouduttaisiin karsimaan suunnitelmista tai jopa jättämään muutostöitä tekemättä. Tiukassa budjetissa neuvottelut toimittajien kanssa ovat tärkeitä, jotta hinnat pysyvät tavoitellulla tasolla ja suunnitelmat vastaavat todellisia kustannuksia.
Budjetin jatkuva seuranta hankkeen aikana on myös keskeistä, jotta aikarajat ja kustannukset pysyvät hallinnassa koko projektin ajan. HR:n ja suunnittelijoiden tiivis yhteistyö varmistaa, että toimitilaprojekti etenee sujuvasti ja että kaikki tarpeet, niin taloudelliset kuin toiminnalliset, tulevat huomioiduksi. Hyvin laadittu budjetti ei ole vain taloudenhallintaa, vaan se on koko projektin keskeinen osa, joka tukee suunnitteluprosessia ja varmistaa hankkeen onnistumisen. HR-asiantuntijoiden ja suunnittelijoiden yhteistyöllä tilat saadaan elämään ja tukemaan työntekoa – ja projekti pysymään budjetissa.
Lisää aiheesta HENRYn webinaarissa 10.4.2025 klo 9:00 - 10:00 - tervetuloa kuulolle!
Milla Lindroos, toimitusjohtaja, Suunnittelemo Oy